MBA职场:利用零碎时间来提升自己的50条建议

有人说,不要挑战把完整的事情,拆成小部分,分到碎片化时间;这样的碎片,就算拼起来,一放手,就会「哗啦」一下散碎掉;你学不到东西的。如何利用零碎时间来提升自己?50条建议奉上~


 

一、学会记录,学会检查

1.随身携带一本小册子,每想到要做的事都马上写下。无须写得详细,能唤起自己记忆便可。


2.每天下班前,把所有明天需做的事依缓急程度排列写下,并且定下每项的时间需要,作为明天的工作计划。


3.每周的最后一天,检查一下下周需做的事。


4.旅行或度假的十天前,把要做的事写出一份清单,逐件处理。


5.督促自己按照每天的工作计划做事,尽量不要脱离计划。


6.不要随便接受一个不可能完成计划的期限。


7.在每一批要做的事里,仍应有先后次序之分,按重要和急迫程度定下次 序,逐一完成。


8.找出第一步往往是解决事情的开始。


9.每隔两周,检查一次哪些事情进展太缓慢,甚至停顿下来。


10.对所做的事都预先定下完成时限。

二、正确表述要做的事情

11.一件事到了预定时限仍未完成,检讨一下是否曾有未能预知情况出现,或者是否自己刚才放缓了思考,或者是因为做法错了。


12.与人见面或者开会,先表明大家对时限的看法才开始。如此,过程的节奏会更紧密。


13.避免做出“多少时间都可以”之类的大方表现。


14.一些琐事,不应用太多时间做出决定,可以先定下允许花费的时间(利用一分钟做讨论),若到了时间还未有结果,可以跟随他人意思或者接受第一个出现的合理选择。


15.按已决定的时限完成事情能培养出凡事能预知何时完成的能力。如此,别人对你会有很大的信心,并乐意与你交往。


16.预先控制每件事所花的时间,便能在一段时间内完成比别人多的事情。


17.如果所计划的时间不够完成一件事,思考一下其中最重要的部分是什么,先处理那个部分。如此,即使没有按时完成,事情的结果仍能保存最大的价值。

三、凡事只做一次

18.凡事只做一次,尤其是收到的文件、书信及资料,训练自己只看一遍。


19.凡是在要与不要之间难以取舍的东西,都是可以不要的。


20.培养“凡事只做一次”的决心。这能逼使自己做事的时候更用心、更周全,因为知道只有一次机会,如此便锻炼出高效率的处事能力。


21.很多事并不是一次做得不好,多做几次便会带来好的效果。就像做好了而要改的衣服,只会越改越差。


22.赢得凡事只做一次的声誉,与你交往的人会更认真,更尊敬你,也会因为知道拖延时间无用,而更早与你达成最好的协议。


23.时间是无从补充的资源,因此,用在每一件事上的时间都应视为一种投资,因而应该要求有合理的回报率。比较两件事之间的取舍,也可凭此决定。


24.有了凡事只做一次的习惯,会大大减少积存待办的事或文件,使自己的自信和能力更强。


25.同一时间只做一件事,在做的时候把整个人的精神、能力、意念全部放在一件事上。

四、使用技巧做得更快

26.利用更加先进的手段去节省时间,提高效率。


27.可以用电话的,不要见面。


28.不要凡事都用计算机,若用手做比计算机更快,用手吧!


29.把命运放在自己的手里,不要让别人支配你的时间而觉得无可奈何。


30.浪费20分钟比浪费200分钟好。处于对自己对别人都没有贡献的场合中,想方设法早点告退。

五、减少无用时间支出

31.如果不想在可以没有自己的会议中浪费时间,就叫你的秘书五分钟后打电话找你,说有急事要你速回。


32.把校友会或朋友聚会的次数减半。


33.把没有收获又没有贡献的吃喝聚会取消或者减至每月一次。


34.多年关系但又没有急需联络的人,可以用明信片维持联系,言简意深。


35.积存文件、书信、记录、杂志甚至杂物,只会引起收拾、整理、寻找、堆叠的工作,虚耗时间。问题的起因是购买或存起时没有好好地想清楚是否需要。


36.最重要的文件存放在保险箱,次重要的东西都应有它们特定的柜和箱,以便需要时容易找寻。


37.不要回避必要的工作。主动去找寻它面对它,是最省力的方法。


38.常常问自己:“这是否是我此刻可以做的最重要的事?”


39.拖延会产生压力和焦虑,不要等到了“最恰当的一刻”才去做某件事。


40.每天预留1~2小时空白时间去处理突然出现的事情。若无突然出现的事情,把预留时间用在学习或者进修上。

六、学会分析学会分解

41.分析每天花多少时间接电话和阅读。前者是否太多?后者是否太少?


42.学会对不够重要的事和人说“不”以把握自己运用时间的主动权。


43.多委派工作给手下。


44.每一件东西都应该有安放的地方,自己的空间(例如桌面)是使用它们的地方而不是安置它们的地方。


45.把每一件重大的事分割为几件小事。小事较易控制和完成,因而整件事也会更快完成。


46.做一个有44格的文件袋,其中31格代表未来一个月的每一天,12格代表未来12个月,1格代表明年。所有需要在将来处理的事,都可以用纸写下来,存放在这个文件袋里。


47.不要只用一种方式去做阅读工作,应该至少有速读、细读、精读和欣赏四种。


48.用快速扫描的阅读方式先去了解文件、文章的性质,再决定应否详细阅读。


49.对于新闻无须花太多时间去了解或吸收,因为数小时后它便不新了。


50.长篇的文章,需太长时间才能看完。应先看看是否明白它的立场,若是同意而你又已经清楚的,无须去看;若不同意,看看文章提出的第一个论证,若你觉得合理或者有新颖的看法,才应该看下去。


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